relacionada al manejo de la información en los proyectos de proyección social del Departamento de Arquitectura. Esta problemática se evidencia en la falta de estandarización, la fragmentación de la información, la duplicidad o repetición innecesaria de registros y las restricciones a la trazabilidad en los proyectos. Esta situación ha producido problemas de reprocesos, seguimiento, evaluación de los proyectos e ineficiencias operativas. Con un enfoque aplicado cualitativo, la investigación se llevó a cabo mediante métodos de análisis documental y observación directa de proyectos activos en varios periodos académicos y del repositorio institucional. Con base en este estudio, se incluyó evidencia cuantitativa que posibilitó determinar la magnitud del problema, al descubrir una carga elevada de operaciones vinculada a la administración documental y la presencia de reprocesos originados por el rastreo y ordenamiento de información. Se desarrolló, como solución, un sistema estructurado para manejar la información. Este se fundamenta en herramientas del ecosistema Microsoft 365 (Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive y Power Automate) y tiene como objetivo centralizar, estandarizar y automatizar los procedimientos documentales. El sistema de gestión está diseñado con tres capas (datos, lógica y visualización), lo que posibilita la incorporación de proyectos, actores, evidencias y productos en un ambiente integrado. Se anticipa que la puesta en marcha del sistema ayude a disminuir los reprocesos, optimizar la calidad de la información y robustecer el seguimiento de los proyectos. Esto permitirá tomar decisiones fundamentadas en datos y respetar las directrices institucionales acerca de cómo se evalúa el impacto de la proyección social. En resumen, el trabajo evidencia que la implementación de sistemas estructurados para gestionar la información en contextos académicos posibilita convertir procesos operativos desarticulados en modelos organizativos, eficaces y enfocados a resultados.
| Código institucional | PROD-2026-4625 |
| Idioma | ES |
| Grupo(s) | Gestión, Ingenierí@ y Desarrollo Organizacional (COL0213531) |
| Línea de investigación | Gestión de Proyectos y Transformación Organizacional |
| Programa | Ingeniería Industrial |
| Área OCDE | Ciencias Sociales |
| URI Minerva | https://sgi.redsummaeducation.education/minerva/item/4547 |
María Daniella Diaz Pastrana, Yazmid Adriana Carrillo Barbosa (2026). Diseño de un sistema de gestión de la información para proyectos de proyección social mediante el uso de Microsoft 365. https://sgi.redsummaeducation.education/minerva/item/4547
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title = {Diseño de un sistema de gestión de la información para proyectos de proyección social mediante el uso de Microsoft 365},
author = {María Daniella Diaz Pastrana and Yazmid Adriana Carrillo Barbosa},
year = {2026},
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