Propuesta de diseño de un modelo de gestión documental para la empresa JASB Proyectos S.A.S., orientado a mejorar la trazabilidad y respuesta de comunicaciones contractuales en proyectos de interventoría

Resumen

El presente documento propone la idea de diseño de un modelo de gestión documental para la empresa colombiana JASB PROYECTOS S.A.S., con el propósito de mejorar la respuesta efectiva de correspondencia, priorizando la organización, trazabilidad y archivo de la documentación asociada a los diferentes proyectos en los que participa la empresa. Teniendo en cuenta el diagnóstico del proceso actual, se identificó el problema principal, el cual está ligado a la ausencia de instructivos y lineamientos para la radicación, la falta de organización en la documentación y los tiempos extensos de respuesta a las comunicaciones que se generan en el desarrollo de los proyectos. La propuesta considera objetivos orientados a establecer un procedimiento documental, definiendo responsables, roles y la estandarización de formatos y documentos. Por otra parte, se evidencian actividades como la definición de recursos, cronograma y presupuesto, lo cual garantiza la implementación de la propuesta. El modelo de gestión documental busca fortalecer la trazabilidad de la información, optimizando la comunicación entre áreas de la empresa y asegurando una mejora continua en los procesos organizacionales y en la gestión de los proyectos.

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